Fluxul de documente

Termenologia

SSED (Sistemul de Schimb Electronic de Documente) – este utilizat pentru urmărirea stadiului documentului, înregistrarea comentariilor în diferite etape, marcarea acordului/informării/aprobării, precum și pentru distribuția documentelor.

Participantul – este persoana care participă în Sistemul de Schimb Electronic de Documente (SSED).

Documentul primar – este acel document creat și inițiat în cadrul SSED (de exemplu, ordin, dispoziție).

Documentele mele – sunt toate documentele la care utilizatorul a participat în oricare dintre etape.

Jurnalul documentelor primare – este folosit pentru crearea documentelor primare și afișarea listei documentelor deja create.

Masă de lucru – este forma principală care afișează toate documentele primite care necesită o reacție (aprobare, validare, informare, elaborare a unei liste de aprobare și lansare în procesul de aprobare). Fiecare utilizator vede doar documentele de pe masa de lucru care necesită participarea sa.

Rută – este o secvență ordonată de etape/stări prin care trebuie să treacă un document în cadrul SSED. Pentru diferite documente primare există rute diferite. Fiecare etapă în rută este caracterizată de una sau mai multe persoane responsabile. De exemplu, etapa de pregătire – inițiatorul, etapa de aprobare – managerul. În plus, în diferite rute, la unele etape, o notă/comentariu poate fi adăugată nu doar de către angajat, ci și de o persoană suplimentară cu drept de semnătură. De asemenea, în momentul trecerii la o anumită etapă, pot fi trimise sau nu notificări de informare.

Etapă – este o stare specifică a unui document care caracterizează stadiul său. În funcție de etapă, diferite roluri au drepturi diferite și participanții au diferite statuturi. Unele etape pot fi repetitive în procesul de parcurs al documentului în cadrul rutei (de exemplu, etapa de aprobare).

Principalele funcționalități

Platforma una.ECM este o platformă software universală automatizată, concepută pentru automatizarea cuprinzătoare a proceselor de afaceri (gestionarea fluxului de documente electronice, monitorizarea îndeplinirii sarcinilor în companii de orice dimensiune). Această platformă permite controlul fluxului de documente, urmărirea stării lor și reducerea termenului de semnare a „foii de aprobare”.

Practic, acum orice document al sistemului poate deveni parte a fluxului de documente.

Platforma permite:

• Urmărirea stadiului actual al documentului
• Aproba și confirma documentul în sistem
• Crearea și urmărirea stării arhivei electronice de documente
• Transmiterea documentelor pentru aprobare printr-o singură apăsare de buton
• Primi notificări prin e-mail despre modificarea stării documentului

În cadrul unui document individual, statutul unui participant poate fi:

• Inițiator – dacă el a creat SSED, doar el face lista de aprobare. Acces la toate etapele documentului create de el: creare și transmitere pentru aprobare, vizualizare etape de aprobare, aprobare și distribuire.
• Angajat – persoana care se află în lista de distribuție și aprobare.

Participantul poate avea următoarele roluri:

• Manager – 1 sau mai multe persoane.
• Utilizator – vede etapele de aprobare, aprobare și distribuire. Poate crea, aproba documente și scrie comentarii în document, adăugând obiecte (fișiere) la ordinele de zi.
• Secretariat – creare, aprobare, aprobare și distribuire (doar acest rol formează lista de distribuție și aprobare, trimite în arhivă). Secretariatul verifică mai întâi, apoi managerul. Este posibilă notificarea inițiatorului și secretarului în etapa de aprobare.
• Arhivă

Sistemul este conceput pentru a lucra nu numai cu corespondența și documentele de organizare și administrare, ci și cu diverse documente interne (contracte, documente normative, documente de referință și documentație de proiect, documente privind activitatea de resurse umane etc.).