implementarea unui nou sistem

Cum să gestionezi o companie în timpul implementărilor a noilor  proiecte?

Implementarea unui nou sistem informațional, lansarea sistemului de motivare, reconfigurarea proceselor de afaceri – toate acestea sunt schimbări care necesită gestionare. În caz contrar, inovațiile ar putea afecta negativ asupra afacerii.

Pentru ca proiectul să nu se transforme într-un val fără sfârșit, inițiatorul trebuie să vadă rezultatul lucrărilor și să înțeleagă scopul acțiunilor. În plus, este necesar să fie implicat activ utilizatorul final în proces, pentru care proiectul se realizează. Cu toate acestea, chiar și în aceste condiții, pot apărea probleme.

În acest articol  vom discuta despre modul în care să abordați gestionarea proiectului, cum să evitați greșelile frecvente și cum să tratați persoanele care nu doresc să facă schimbări.

Sistem informatic  inutil

Multe companii implementează sisteme  informatice, timp de ani de zile, deoarece uită de obiectivele stabilite și nu înregistrează rezultatele intermediare.
Înainte de implementare, este important să înțelegeți dacă compania are nevoie de un nou serviciu. Adesea, în urmărirea noilor  tendințe, afacerile introduc produse inutile. Prin urmare, este important să determinați ce sarcini trebuie să rezolve noua sistemă și să întocmiți o listă de cerințe pentru aceasta.

Obiective neclare ale proiectului

Dacă proiectul este gestionat de un executor extern, sarcina managerului de proiect este să furnizeze informații complexe și precise despre afacere. Dacă acest lucru nu este făcut, procesul de implementare se va prelungi: executorul va trebui să clarifice permanent  detalii și să refacă sarcina. În cele din urmă, s-ar putea ca clientul să se aștepte la un rezultat complet diferit de cel  așteptat, iar lucrările să trebuiască să fie reluate de la început sau chiar modificate semnificativ.

Implementator neexperimentat

În prezent, pe piața de  muncă există numeroși executanți, care sunt dispuși să implementeze diverse soluții. Problema constă în faptul că nu toți au experiența necesară. Implementatorii pot înțelege bine partea tehnică a sarcinii, dar pot să nu înțeleagă deloc modul în care funcționează afacerea. În acest caz, configurările sistemului  informatic ar putea să nu corespundă cerințelor specifice ale companiei.
Este important să vă asigurați că executorul este implicat în lumea afacerilor. Este chiar mai bine, dacă echipa de implementare are deja experiență în lucrul cu domeniul înrudit.

Executanți  dubioși

Acesta este unul dintre principalele riscuri cu care se poate confrunta o companie. Dezvoltatorul sistemului poate pleca de pe piață și lua produsul cu el. Acest lucru ar putea duce la pierderi din cauza fondurilor cheltuite pentru implementare și necesitatea de a căuta rapid o înlocuire. Pentru a evita astfel de situații, este necesar să analizăm în prealabil poziția companiei pe piață.

Fără masuri de asigurare

Reprezentanții afacerilor mici și mijlocii rareori stabilesc strategii de gestionare a riscurilor înainte de implementarea proiectelor. De obicei, principalele riscuri sunt reținute în gând. Cu toate acestea, este mai bine să stabiliți în avans la ceea ce ar putea merge incorect – acest lucru vă poate ajuta să identificați soluțiile pentru cele mai importante amenințări. Puteți să vă protejați prin intermediul unui contract: este necesar să stabiliți în avans responsabilitățile și termenele, precum și sancțiunile și responsabilitatea financiară pentru neîndeplinirea obligațiunilor.

Recomandarea nr. 1: Stabilirea unui obiectiv și elaborarea planului de modificări

La început, este important să stabiliți un obiectiv și să elaborați un plan de acțiune, în care să fie incluși angajații responsabili și etapele lucrărilor. Astfel, schimbările în viața afacerii și a companiei vor decurge mai ușor. Planul ar trebui să includă:

• o listă a proceselor;
• o listă a participanților la proiect și a persoanelor responsabile;
• termene limită pentru executare.

Datorită unei astfel de hărți cu acțiuni, va fi mai ușor să gestionați proiectul. Chiar dacă ceva nu merge conform planului, termenele limită ratate vor fi imediat observate. Acest lucru vă va permite să identificați unde și de ce procesul s-a oprit.

În plus, este important să vă clarificați așteptările. Dacă nu există o înțelegere clară în ceea ce va fi rezultat, există un risc ridicat de a obține ceva inutil.

Recomandarea nr.2: Numirea unui coordonator (mentor)

Atunci când un proiect este gestionat de un executant extern, adesea în companie nu este desemnat un coordonator intern. Din acest motiv, nu este clar cine ar trebui să ia deciziile și să gestioneze riscurile.

Managerul de proiect este necesar și pentru coordonarea angajaților. În caz contrar, executorului extern îi va fi dificil să înțeleagă procesele unei afaceri străine și să încerce să gestioneze angajații care nu îi sunt subordonați. Acest lucru duce la scăderea calității comunicării și la prelungirea proceselor.

Recomandarea nr.3: Concentrare maximă  la angajați

Înainte de începerea proiectului, este important să le explicați angajaților ce schimbări îi așteaptă. Acest lucru va reduce nivelul de rezistență și îi va ajuta să facă față temerilor. Adesea, proiectele eșuează din cauza personalului de linie: oamenii se tem că vor fi înlocuiți sau uneori pur și simplu nu doresc să facă schimbări. Puteți motiva oamenii prin creșterea salariului sau le puteți spune că experiența de lucru cu noul sistem le va crește valoarea pe piața muncii.

În plus, în timpul implementării, este important să stabiliți comunicări eficiente, astfel încât procesele să nu se oprească. Managerul de proiect trebuie să coordoneze angajații. Echipele trebuie să înțeleagă când pot începe partea lor de muncă.