Документооборот

Терминология

ЭДО (Электронный Документооборот) — служит для отслеживания на каком этапе документ,  для учёта комментариев на различных этапов, отметок согласования/ознакомления/утверждения, для рассылки.

Участник — лицо, участвующее в ЭДО (Электронный Документооборот).

Первичный документ — это тот документ, который создается и запускается в ЭДО (например- Приказ, Распоряжение)

Мои документы — все документы, в которых участвовал пользователь, на любом из этапов. 

Журнал первичных документов — служит для создания первичных документов и отображения списка уже созданных.

Рабочий стол — основная форма отображающая все входящие документы, на которые требуется отреагировать (согласовать, утвердить, ознакомиться, составить список согласования и запустить на согласование). Каждый пользователь на форме «Рабочий стол» видит только документы, требующие его участия.

Маршрут — упорядоченная совокупность этапов/статусов, через которые должен пройти ЭДО. Для разных первичных документов — разные маршруты. Каждый этап в маршруте характеризуется одним или несколькими ответственными лицами. Например подготовка — инициатор, утверждение — руководитель. Кроме того на разных маршрутах на некоторых этапах отметку/комментарий может ставить не только сотрудник, но и дополнительное лицо, имеющее право подписи.  Также при переходе на определенный этап может происходить или нет рассылка уведомлений.

Этап — определенный статус документа, характеризующий состояние документа. В зависимости от этапа действуют разные права у разных ролей и статусов участников. Некоторые этапы могут повторятся при прохождении ЭДО по маршруту (например — этап согласования).

Основные функциональные возможности

Платформа una.ECM —  это автоматизированная универсальная программная платформа, предназначена для комплексной автоматизации бизнес-процессов ( управления электронным документооборотом,  контроля исполнения поручений в компаниях любого масштаба). Данная платформа позволяет контролировать поток документов, отслеживать их статус, а также уменьшить срок подписания «бегунка» — листа согласования.

Фактически теперь любой документ системы клиенты может стать частью документооборота.

Платформа позволяет:

• Отслеживать текущее положение документа
• Согласовывать и утверждать документ в системе
• Составлять и отслеживать состояние электронного архива документов
• Передавать документы на согласование одним щелчком
• Получать уведомление по почте об изменении статуса документа

В отдельно взятом документе статус участника может быть:

• Инициатор — если он создал ЭДО, только он делает список согласования. Доступ ко всем этапам по документу созданный им: создание и передача на согласование, просмотр этапов согласование, утверждение и рассылка.
• Сотрудник — тот кто в списке рассылки, согласования.

 У участника могут быть следующие роли:

• Руководитель — 1  и более человек
• Пользователь — видит этапы согласование, утверждение и рассылка. Может создавать, согласовывать документ и писать комментарии в документе, добавлять объекты(файлы) к приказам.
• Канцелярия — создание, согласование, утверждение и рассылка (только эта роль формирует список рассылки и утверждения, отправляет в архив)сначала канцелярия смотрит, потом руководитель. Возможно уведомлять на этапе согласования  инициатора и секретаря
• Архив

Система  ориентирована  на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).