Внедрение новой информационной системы

Как управлять компанией во время реализации новых проектов?

Внедрение новой информационной системы, запуск системы мотивации, переконфигурация бизнес-процессов — все эти изменения требуют управления. В противном случае инновации могут негативно сказаться на бизнесе.

Чтобы проект не превратился в бесконечную волну, инициатор должен видеть результат работ и понимать цель действий. Кроме того, в процессе необходимо активно вовлекать конечного пользователя, для которого и осуществляется проект. Однако даже при таких условиях могут возникнуть проблемы.

В этой статье мы обсудим, как подходить к управлению проектом, как избегать распространенных ошибок и как обращаться с людьми, которые не хотят меняться.

Бесполезная информационная система

Многие компании внедряют информационные системы годами, потому что забывают о поставленных целях и не фиксируют промежуточные результаты. Перед внедрением важно понять, нуждается ли компания в новой услуге. Часто, следуя за новыми тенденциями, бизнесы вводят бесполезные продукты. Поэтому важно определить, какие задачи должна решить новая система, и составить список требований к ней.

Неясные цели проекта

Если проект управляется внешним исполнителем, задача менеджера проекта — предоставить сложную и точную информацию о бизнесе. Если этого не сделать, процесс внедрения будет продолжаться: исполнителю придется постоянно выяснять детали и перерабатывать задание. В конце концов, заказчик может ожидать совершенно другого результата, а работы придется начинать сначала или даже существенно изменять.

Новичок в области внедрения

На сегодняшний день на рынке труда существует множество исполнителей, готовых реализовывать различные решения. Проблема заключается в том, что не все из них имеют необходимый опыт. Исполнители могут хорошо понимать техническую часть задачи, но совершенно не разбираться в том, как работает бизнес. В этом случае настройки информационной системы могут не соответствовать конкретным требованиям компании. Важно убедиться, что исполнитель понимает бизнес-процессы. Еще лучше, если у команды, занимающейся внедрением, уже есть опыт работы в смежной области.

Сомнительные исполнители

Это один из основных рисков, с которым может столкнуться компания. Разработчик системы может уйти с рынка и забрать с собой продукт. Это может привести к потере средств, затраченных на внедрение, и необходимости быстро искать замену. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо предварительно проанализировать позицию компании на рынке.

Отсутствие страховых мер

Представители малого и среднего бизнеса редко устанавливают стратегии управления рисками перед реализацией проектов. Обычно основные риски остаются в голове. Однако лучше заранее определить, что может пойти не так, — это поможет выявить решения для самых важных угроз. Можно защитить себя посредством контракта: необходимо заранее определить ответственность и сроки, а также санкции и финансовую ответственность за невыполнение обязательств.

Рекомендация № 1: Установление цели и разработка плана изменений

Сначала важно определить цель и разработать план действий, в который должны быть включены ответственные сотрудники и этапы работ. Таким образом, изменения в жизни бизнеса и компании будут проходить более легко. План должен включать:

• список процессов;
• список участников проекта и ответственных лиц;
• сроки выполнения.

Благодаря такой карте действий будет легче управлять проектом. Даже если что-то идет не по плану, пропущенные сроки сразу будут замечены. Это позволит выявить, где и почему остановился процесс.

Кроме того, важно прояснить свои ожидания. Если нет четкого понимания того, каким будет результат, существует высокий риск получить что-то бесполезное.

Рекомендация №2: Назначение координатора (наставника)

Когда проект управляется внешним исполнителем, часто в компании не назначается внутренний координатор. Поэтому неясно, кто должен принимать решения и управлять рисками.

Менеджер проекта необходим и для координации сотрудников. В противном случае внешнему исполнителю будет сложно понять процессы чужого бизнеса и пытаться управлять не подчиненными ему сотрудниками. Это приводит к снижению качества коммуникации и удлинению процессов.

Рекомендация №3: Максимальное внимание к сотрудникам

Перед началом проекта важно объяснить сотрудникам, какие изменения их ожидают. Это уменьшит уровень сопротивления и поможет им справиться с опасениями. Часто проекты терпят неудачу из-за линейного персонала: люди боятся, что их заменят, или просто не хотят изменений. Можно мотивировать людей повышением зарплаты или сказать, что опыт работы с новой системой повысит их ценность на рынке труда.

Кроме того, во время внедрения важно настроить эффективные коммуникации, чтобы процессы не останавливались. Менеджер проекта должен координировать сотрудников. Команды должны понимать, когда они могут начать свою часть работы.