Servicii

Automatizarea furnizării serviciilor în acest articol va fi analizată pe baza operațiunilor serviciului de reparații.

Logica procesului de reparații este destul de complexă, cu ramificații în funcție de tipul reparației (în service sau la domiciliu), tipul reparației (garanție/plată), posibilitatea efectuării reparației etc. Cu toate acestea, în general, lanțul de documente pentru efectuarea reparațiilor este următorul:

1. Cerere de reparații

Acest document este completat atunci când un dispozitiv nefuncțional este adus la centrul de service; sunt specificate toate caracteristicile acestuia și tipul reparației (în garanție/fără garanție), se indică echiparea dispozitivului primit. În același timp, se efectuează înregistrări contabile către contul de nebilanț pentru a înregistra primirea acestuia în depozitul de reparații.

2. Evaluare defectuoasă

Este documentul principal al ciclului, completat de către maistrul de service în faza de demontare și diagnosticare a dispozitivului nefuncțional. În acest moment, se determină posibilitatea efectuării reparației, piesele care necesită înlocuire și costul efectiv al reparației. În funcție de acordul clientului privind efectuarea reparației la costul specificat și de capacitatea de a efectua reparația, se efectuează efectiv reparația și se scad piesele de schimb din stoc, se marchează finalizarea reparației dispozitivului sau refuzul de a-l repara.

3. Livrarea către client

Revenirea dispozitivului din depozit are loc după finalizarea (sau eșuarea) reparației la cererea clientului și în cazul în care dispozitivul nu este supus dezasamblării pentru piese în garanție. Acest document finalizează ciclul, prin care se înregistrează scoaterea dispozitivului din contabilitatea nebilanțată a serviciului de reparații. Din acest document se pot genera toate formularele necesare pentru client și, de asemenea, se poate genera automat un ordin de plată în cazul în care clientul plătește în numerar.

4. Demontare

Documentul de demontare este introdus după evaluarea defectuoasă a dispozitivului și concluzia că nu poate fi reparat. Odată cu introducerea acestui document, dispozitivul defect este preluat în contabilitatea nebilanțată a centrului de service și este dezmembrat în piese de către acesta, formându-se înregistrările privind intrarea pieselor de schimb în stocul de piese de schimb. Este folosit în mod obișnuit în cazurile de reparații în garanție și la primirea dispozitivelor de la magazinele care le-au vândut.

Listă de referință a sistemului utilizată:

• Produse
• Servicii
• Părți interesate (clienți, cumpărători, furnizori, altele)
• Modele de produse (care pot fi și o listă de referință „Produse” și „Produs”)
• Branduri
• Grupuri de prețuri (pentru piese de schimb, în caz de necesitate)
• Maeștri

Formulare tipărite (din toate documentele):

• Chitanță de primire a echipamentului pentru reparație
• Ordin de intrare în depozit
• Ordin de ieșire din depozit
• Lista de evaluare a defectelor
• Raport de lucrări efectuate
• Raport de expertiză
• Factură fiscală
• Aviz de însoțire a mărfii

Rapoarte

Rapoartele standard includ:

• Fișa de întoarcere la depozit (pe depozite);
• Stocurile de produse în depozit (pe depozite);
• Stocurile de dispozitive aduse (în afara bilanțului);
• Registru de compensații cu părțile interesate (cu părțile interesate);
• Registrul documentelor

Rapoarte specializate:

• Raport universal privind echipamentul în reparație
• Raport privind activitatea meșterilor într-un anumit interval de timp
• Lucrări de reparații după tip, tipuri de lucrări, dispozitive, părți interesate, grupuri, completitudinea în termeni cantitativi și valorici, în măsurătoare proporțională din total, cantitate și sumă grupală, medie cantitativă pe perioadă în funcție de tipul lucrărilor, de produse, de grupuri;
• Costul reparațiilor după tip și grupuri, garanție-fără garanție;
• Raport privind plățile de la clienți pentru reparații
• Raport privind reparațiile repetate
• Raport privind vânzările de piese de schimb

Configurare acces:

• Administratorul serviciului de reparații (acces complet la informațiile de management și contabilitate referitoare la reparații);
• Contabil (acces complet la documentele de decontare/stocare a pieselor de schimb, acces la rapoarte);
• Maistru de reparații (acces doar la datele legate de evaluarea defectelor și reparația efectivă a produselor);
• Magaziner (acces la operațiuni legate de gestionarea stocului);
• Dispecer (acces la datele privind cererile de reparații/reparații la domiciliu).